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工作需要分类处理

  小田是公司的文秘;由于进公司才半年,说是文秘,实际上就是打杂;她是个性格开朗的女孩,不怕打杂,觉得在这种公司打杂是一种难得的历练。但是,每天她不仅事情多,而且头绪也多,稍不注意就乱套,捡了芝麻丢了西瓜;自己费了力,还是惹老板不高兴,所以,她最近非常苦恼。
  比如,这天一上班,老板就让她起草一份市场分析报告,星期五下班之前交给他;刚交待完,老板又来电话,让她给泰德公司的王经理和南方广告公司的张总打电话,请他们今下午从1点半来公司一起商量落实展览会的筹备工作;刚记录完老板的电话,传真机又发信号,有几封传真,都是英国托尼公司史密斯先生来的,让老板帮他预订酒店,他星期四下午到京;小田正在看传真时,电话铃响了,《数码》杂志社广告部的人来电话,问下季度广告做不做,向老板请示,老板让她起草一份传真,说下季度起不再在他们杂志上做广告了;刚放下老板的电话,人力资源部的人来电话问她参不参加“磁盘存档法”讲座,如果参加,就填写参加“磁盘存档法”讲座的报名表,明天下班之前为报名的最后期限。
  面对这么多杂事,作为职场新人,小田有些头痛,不知从什么地方下手。
  不管事情再多,只要能找到一套分清工作轻重缓急的方法,你心里就不会发慌。
  在日常工作中,经常同时要做好几件事,但哪些工作要优先处理,必须根据事情的紧急程度来定,所以你要具备临机应变的能力,在合适的时间里做合适的事,这就是现代白领具备综合判断能力的表现。
  日常工作一般分为三类,第一类是现在必须马上处理的工作,它用new表示,这类工作简称N;第二类是应该今天完成的工作,它用today表示,这类工作简称T;最后就是不太急的工作,即使明天完成也可以,它用later表示,这类工作简称L。比如面对上面这一大堆事,你就可以作个简单的分类:通知公司行政部借用会议室和给泰德公司的王经理和南方广告公司的张总打电话,请他们今下午过来商量工作。这两项是N类工类,必须马上处理;把传真转给具体负责对外联络的部门,顺便把史密斯到京的时间向上司汇报一下;争取在今天把下班之前把上司要的报告的提纲写出来;这几项工作不急,只要在今天下班之前完成就行,所以它们属于T类工作。存档学习报名和给《数码杂志》社发传真的事都不急,明天去办也行,所以属于L类工作。
  把工作的轻重缓急搞清楚后,处理起来就游刃有余了:首先跟公司行政部打电话,通知他们今下午要借用一个小会议室,请他们作好安排,之后与泰德公司的王经理和南方广告公司的张总打电话;把传真转给具体负责外面联络的部门,顺便把史密斯到京的时间向上司汇报一下;争取在今天把下班之前把上司要的报告的提纲写出来;存档学习报名和给《数码杂志》社发传真的事都不急,有空的时间再处理,但先把它们记在笔记本上,别最后把这事给忘了。
  作为职场新人,你最好养成一种对自己工作进行分类的习惯。有了这种分类的习惯,你工作效率会大大提高,把看似一团乱麻的杂事理顺,做到层次分明;这样,你就会看到自己工作能力的提高,从而自信心大增,开始享受工作本身给自己带来的乐趣。
  为了提高自己的工作效率,你不妨给自己制作一个“当天必做工作表”:把每天要做的事填到表里,并按轻重缓急对它们进行排序;如果再出现临时性的工作或突发事件,再填进去。每处理完一件事,就把它从表上擦掉;做这个表,就像去超市之前做一个购物清单一样,先买什么,后买什么,写得清清楚楚,省得在超市里来回转,不仅节省时间,而且也不会丢三落四。
  与这种“当天必做工作表”配套使用的是“工作效率夹”。这种夹子能帮助你提高记忆和工作效率,非常实用。你把每天的工作,如预定的会议、电话、起草信函等每项做成卡片,插在这个夹子的对应的位置,每天早晨上班时,先看一下效率夹,知道自己今天有哪些工作要做;某项工作完成之后,就把对应的卡片扔掉;每天下班之前,把第二天要做的工作写成卡片,插到第二天的对应位置上;如果当天某项工作没完成,就把它挪到第二天去,这样,第二天应做哪些工作,头一天心中就有数,可以提前做些准备。譬如今天是6月18日,今天的卡片就插到6月18日口袋里,如果有几项工作今天完不了,就把它们插到明天19日的口袋里去。http://yh31.com
  许多职场新人对待自己的工作总是兵来将挡,水来土挡,别人叫你干什么你就干什么,有什么事干什么事,没有一点计划性;所以,尽管有时工作不是满负荷,但总感到自己很忙,白天忙不完,有时还要把工作带回家去加班,这是名副其实的“事倍功半”;如果你工作比较有条理了,那下班后你就有时间看书学习了。


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